Rabu, 26 Juli 2017 

Bidang Tugas Subbag Umum dan TI

subbag-umum

 

Berdasarkan Pasal 699 Keputusan Badan pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Nomor 3/K/IXIII. 2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, nama Subbagian Umum diubah menjadi Subbagian Umum dan Teknologi Informasi (Subbagian Umum dan TI) yang mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan administrasi umum, pengelolaan arsip dan teknologi informasi, serta melaksanakan pengurusan prasarana dan sarana di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Sulawesi Utara.

Lingkup tugas dari Subbagian Umum dan TI tersebut yaitu:

1. Pemberian Layanan Administrasi Umum dan Arsip

Subbagian Umum mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dokumen sesuai ketentuan yang berlaku, sehingga seluruh dokumen tercatat dengan baik, diterima tepat waktu, dan disimpan dengan lengkap, termasuk di dalamnya membuat dan memproses Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan dokumen perjalanan dinas lain sesuai ketentuan yang berlaku, guna
mendukung kelancaran perjalanan dinas pegawai.

Dalam bidang pengelolaan arsip, Subbagian Umum dan TI mempunyai tugas memberikan layanan penyimpanan, pengelolaan, dan peminjaman arsip
(termasuk antara lain Laporan Hasil Pemeriksaan dan Kertas Kerja Pemeriksaan) sesuai ketentuan yang berlaku, guna mendukung penyimpanan
arsip yang baik. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan, Subbagian Umum dan TI membuat usulan penyusutan arsip dan menyampaikannya kepada pihak-pihak berwenang untuk direviu, untuk dijadikan sebagai dasar penyusutan arsip.

2. Penyelenggara Layanan BMN dan Teknologi informasi

Subbagian Umum dan TI mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana TI di
kantor perwakilan, sehingga perangkat TI dan jaringan dapat berjalan dengan baik dan dapat memberikan manfaat yang maksimal guna
menunjang pelaksanaan tugas di lingkup BPK perwakilan Provinsi Sulawesi Utara.

Subbagian Umum dan TI juga mempunyai tugas untuk melaksanakan pencatatan dan administrasi Barang Milik Negara (BMN) ke dalam Sistem
Informasi dan Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN), guna memastikan semua BMN telah teradministrasi dengan lengkap dan akurat.

Dalam bidang pengadaan barang, Subbagian Umum dan TI mempersiapkan proses dan dokumen pengadaan barang dan jasa sesuai metode yang digunakan (secara langsung maupun dengan menggunakan electronic procurement/eproc), berdasarkan nota permintaan dari unit kerja
di perwakilan, untuk mendukung terlaksananya pengadaan barang secara transparan dan sesuai ketentuan yang berlaku. Subbagian Umum dan TI
juga melakukan pemantauan atas hasil kerja vendor dalam memenuhi kesepakatan yang telah dibuat, melaporkan pekerjaan vendor yang sudah selesai dengan mengacu pada SPK, untuk memastikan kesesuaian hasil kerja dengan SPK sehingga dapat ditindaklanjuti ke proses pembayaran.

3. Pengurusan Prasarana dan Sarana

Tugas Subbagian Umum dan TI dalam pengurusan sarana dan prasarana meliputi pengelolaan atas barang-barang inventaris, barang persediaan, dan sarana prasarana kantor sehingga efektif dalam penggunaannya, melakukan pelayanan yang bersifat umum bagi seluruh pegawai di lingkungan kantor perwakilan, guna menjaga kenyamanan
kerja dan mendukung kelancaran kegiatan operasional.

Subbagian Umum dan TI melakukan pemeliharaan dan pengamanan gedung dan
rumah dinas di lingkup kantor perwakilan, termasuk di dalamnya barang inventaris, supaya tetap dalam keadaan baik dan layak
digunakan. Sedangkan untuk pengelolaan sarana transportasi, Subbagian Umum dan TI melakukan pengelolaan kendaraan dinas di kantor perwakilan, guna memastikan kendaraan dalam keadaan siap pakai dan telah digunakan secara efektif dan efi sien. Selain itu, Subbagian
Umum dan TI melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara dalam rangka penyiapan sarana prasarana untuk berbagai acara yang
dilaksanakan di lingkungan kantor perwakilan serta mendampingi pihak penyelenggara selama kegiatan berlangsung, guna memastikan kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar.