Rabu, 22 November 2017 

Bidang Tugas Subbagian Humas dan TU Kalan

subbag-humas-tu

Sesuai dengan dengan Pasal 703 ayat (1) Keputusan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, Subbagian Humas dan TU Kalan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan di bidang kehumasan yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Sulawesi Utara, mengelola perpustakaan, kesekretariatan, keprotokolan, dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan, serta pemutakhiran data pada aplikasi Sistem Manajemen Kinerja (SIMAK) dalam rangka pengukuran Indikator Kinerja Utama (IKU) unit kerja dan penyimpanan Data Entitas Profil (DEP) pada lingkup tugas BPK Perwakilan Provinsi Sulawesi Utara.

Lingkup tugas dari Subbagian Humas dan TU Kalan yaitu:

1. Bidang Kehumasan

Terkait pemberitaan dan publikasi di Provinsi Sulawesi Utara, Subbagian Humas dan TU Kalan melakukan monitoring dan analisis atas pemberitaan media massa, membuat produk-produk kehumasan (seperti, buletin perwakilan, pengelolaan website perwakilan dan majalah dinding) guna memberitakan kegiatan perwakilan dan membangun pencitraan kantor perwakilan. Melaksanakan kegiatan publikasi ke-BPK-an melalui media cetak dan noncetak, sebagai sarana penyampaian informasi kepada pihak eksternal. Adapun tugas kehumasan terkait hubungan dengan pihak eksternal, Subbagian Humas dan TU Kalan melaksanakan pelayanan pengaduan/ aspirasi/keluhan sesuai standar, sistem, dan prosedur yang berlaku sehingga pengaduan/ aspirasi/keluhan dapat dipenuhi dengan segera. Mengelola Pusat Informasi dan Komunikasi (PIK) di lingkup perwakilan, guna mendukung terpenuhinya harapan pemilik kepentingan akan informasi terkait BPK. Bekerjasama dan menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak eksternal (seperti lembaga, media massa, dan pihak luar lain) terutama ketika terjadi interaksi langsung dengan kantor perwakilan (seperti kunjungan resmi, unjuk
rasa, wawancara dengan media massa, media workshop, dialog terbuka, goes to campus, dan lain-lain), guna mendukung atasan dalam pengelolaan hubungan dengan pihak eksternal.

2. Pengelolaan Perpustakaan

Subbagian Humas dan TU Kalan mempunyai tugas mengelola perpustakaan sesuai kaidah pengelolaan perpustakaan yang berlaku, sehingga perpustakaan dapat memberikan manfaat secara optimal.

3. Bidang Kesekretariatan

Dalam bidang kesekretariatan, Subbagian Humas dan TU Kalan bertugas
mengadministrasikan dan memproses dokumen (seperti berupa surat, nota dinas Kalan, Keputusan Kalan, Surat Keterangan, Instruksi Dinas, Surat Tugas nonpemeriksaan, SPJ Kasetlan, dan lain-lain) yang diterima atau dikeluarkan dari kantor perwakilan, supaya tertib administrasi dan dokumen diterima tepat waktu. Mengumpulkan dan mengkompilasi Laporan Tengah Bulanan dari tiap Eselon III di kantor perwakilan berdasarkan standar, sistem dan prosedur yang berlaku, untuk direviu oleh Kepala Subbagian Sekretariat Kalan dan disetujui oleh Kalan sebagai bahan untuk membuat Laporan Bulanan Kantor Perwakilan. Selain itu, tugas Subbagian Humas dan TU Kalan adalah menyusun jadwal kegiatan Kalan, sehingga seluruh kegiatan Kalan dapat terlaksana dengan baik dan tidak ada kegiatan yang tumpang tindih. Menyiapkan sarana prasarana keperluan rapat atau acara lain (seperti jamuan, daftar hadir, materi rapat, LCD, ruangan, dan lain-lain) yang diikuti oleh Kalan dan/atau di lingkungan internal kantor perwakilan sesuai dengan penugasan, memberikan layanan selama acara berlangsung, agar acara dapat berjalan lancar dan dokumentasi acara lengkap.

4. Bidang Protokoler

Di bidang keprotokolan, Subbagian Humas dan TU Kalan bekerja sama dengan pihakpihak terkait dalam rangka penyelenggaraan aktivitas protokoler baik di dalam lingkungan maupun di luar kantor perwakilan sesuai ketentuan, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar.